ΠΟΛΙΤΙΚΗ ΠΡΟΣΤΑΣΙΑΣ ΠΡΟΣΩΠΙΚΩΝ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ (GDPR)

Αθλητικός & Πολιτιστικός Σύλλογος Άνεμος Χανίων

Ενημέρωση για συμμετέχοντες, γονείς, κηδεμόνες και ανηλίκους σε αθλητικές, εκπαιδευτικές, πολιτιστικές και ευρωπαϊκές δράσεις

Έκδοση: 1.0 – Οκτώβριος 2026

1. Εισαγωγή

Ο Αθλητικός & Πολιτιστικός Σύλλογος Άνεμος Χανίων (εφεξής «Σύλλογος») σέβεται και προστατεύει την ιδιωτικότητα και τα προσωπικά δεδομένα των μελών, αθλητών, συμμετεχόντων, γονέων, κηδεμόνων, εθελοντών και συνεργατών του.

Η παρούσα ενημέρωση περιγράφει τον τρόπο με τον οποίο συλλέγονται, χρησιμοποιούνται, αποθηκεύονται και προστατεύονται προσωπικά δεδομένα στο πλαίσιο των δραστηριοτήτων του Συλλόγου, σύμφωνα με τον Γενικό Κανονισμό Προστασίας Δεδομένων (ΕΕ) 2016/679 (GDPR) και την εφαρμοστέα ελληνική νομοθεσία.

Ιδιαίτερη μέριμνα λαμβάνεται για την προστασία των δεδομένων ανηλίκων.

2. Υπεύθυνος Επεξεργασίας

Υπεύθυνος επεξεργασίας είναι:

Αθλητικός & Πολιτιστικός Σύλλογος Άνεμος Χανίων

Έδρα: Χανιά, Κρήτη, Ελλάδα

Πλήρης ταχυδρομική διεύθυνση: [Να συμπληρωθεί]

Email επικοινωνίας: anemoshania@gmail.com

Τηλέφωνο: 2821031963

Ιστοσελίδα: https://anemoshania.gr

Για κάθε ζήτημα που αφορά την επεξεργασία προσωπικών δεδομένων, οι ενδιαφερόμενοι μπορούν να επικοινωνούν με τον Σύλλογο μέσω του παραπάνω email.

3. Κατηγορίες Προσωπικών Δεδομένων

Ανάλογα με τη δραστηριότητα και μόνο στον αναγκαίο βαθμό, ο Σύλλογος μπορεί να επεξεργάζεται:

Α. Στοιχεία ταυτοποίησης και επικοινωνίας

Ονοματεπώνυμο συμμετέχοντος
Ηλικία ή ημερομηνία γέννησης, όταν απαιτείται
Ονοματεπώνυμο γονέα ή νόμιμου κηδεμόνα
Τηλέφωνο και ηλεκτρονική διεύθυνση επικοινωνίας
Στοιχεία συμμετοχής σε δραστηριότητες

Β. Δεδομένα αθλητικής συμμετοχής

Επιλεγμένες δραστηριότητες
Παρουσίες και συμμετοχές
Αθλητική εμπειρία ή επίπεδο, όταν απαιτείται
Αξιολογήσεις και ερωτηματολόγια, όπου εφαρμόζονται

Γ. Δεδομένα υγείας και ασφάλειας

Μόνο όταν είναι αναγκαίο για την ασφαλή συμμετοχή, ενδέχεται να συλλέγονται περιορισμένες πληροφορίες σχετικά με:

Αλλεργίες ή άλλες ανάγκες που επηρεάζουν την ασφαλή συμμετοχή
Ιατρικούς περιορισμούς σχετικούς με τη δραστηριότητα
Ανάγκες υποστήριξης ή προσαρμογής

Δεν ζητούνται αναλυτικά ιατρικά ιστορικά όταν δεν είναι απαραίτητα.

Δ. Φωτογραφικό και οπτικοακουστικό υλικό

Φωτογραφίες ή βίντεο από εκδηλώσεις και δραστηριότητες, εφόσον υπάρχει κατάλληλη νόμιμη βάση για τη συγκεκριμένη χρήση.

4. Σκοποί Επεξεργασίας

Τα προσωπικά δεδομένα χρησιμοποιούνται για:

Την εγγραφή και διαχείριση συμμετοχών σε αθλητικές, πολιτιστικές και εκπαιδευτικές δραστηριότητες.
Την επικοινωνία με συμμετέχοντες, γονείς και κηδεμόνες.
Την οργάνωση, υλοποίηση και αξιολόγηση των δραστηριοτήτων.
Τη διασφάλιση της υγείας και ασφάλειας των συμμετεχόντων.
Την εκπλήρωση νόμιμων υποχρεώσεων.
Την τεκμηρίωση της υλοποίησης ευρωπαϊκών προγραμμάτων.
Την παραγωγή συγκεντρωτικών και, όπου είναι δυνατόν, ανώνυμων στατιστικών στοιχείων.
Τη δημοσιοποίηση φωτογραφικού ή οπτικοακουστικού υλικού για σκοπούς προβολής, όπου έχει δοθεί η απαιτούμενη συγκατάθεση.

Τα δεδομένα δεν χρησιμοποιούνται για άσχετους σκοπούς χωρίς προηγούμενη ενημέρωση και κατάλληλη νόμιμη βάση.

5. Νομική Βάση Επεξεργασίας

Η επεξεργασία πραγματοποιείται, ανά περίπτωση, βάσει:

Άρθρου 6(1)(β) GDPR: Εκτέλεση σύμβασης ή λήψη προσυμβατικών μέτρων, όπου εφαρμόζεται στη σχέση συμμετοχής.
Άρθρου 6(1)(γ) GDPR: Συμμόρφωση με νομικές υποχρεώσεις του Συλλόγου.
Άρθρου 6(1)(στ) GDPR: Έννομο συμφέρον για την αναγκαία οργάνωση και ασφάλεια δραστηριοτήτων, εφόσον δεν υπερισχύουν τα δικαιώματα και συμφέροντα των συμμετεχόντων, ιδιαίτερα των παιδιών.
Άρθρου 6(1)(α) GDPR: Συγκατάθεση για συγκεκριμένες προαιρετικές χρήσεις, όπως η δημοσίευση αναγνωρίσιμων φωτογραφιών και βίντεο.

Για δεδομένα υγείας απαιτείται επιπλέον κατάλληλη εξαίρεση του άρθρου 9(2) GDPR. Όπου χρησιμοποιείται η ρητή συγκατάθεση, αυτή ζητείται ξεχωριστά και αφορά συγκεκριμένο σκοπό.

Η απλή αποδοχή της παρούσας πολιτικής δεν υποκαθιστά τη συγκατάθεση όταν αυτή απαιτείται.

6. Προστασία Δεδομένων Ανηλίκων

Για τις δραστηριότητες που απευθύνονται σε παιδιά και εφήβους, ο Σύλλογος εφαρμόζει πρόσθετα μέτρα προστασίας.

Οι εγγραφές ανηλίκων πραγματοποιούνται από γονέα ή νόμιμο κηδεμόνα, ο οποίος παρέχει την απαιτούμενη άδεια συμμετοχής.

Ο Σύλλογος:

Συλλέγει μόνο τα αναγκαία στοιχεία.
Περιορίζει την πρόσβαση σε εξουσιοδοτημένα πρόσωπα.
Δεν δημοσιεύει στοιχεία επικοινωνίας παιδιών.
Δεν δημοσιοποιεί πληροφορίες υγείας.
Δεν συνδέει δημόσια αναγνωρίσιμες εικόνες παιδιών με ευαίσθητες πληροφορίες.
Λαμβάνει υπόψη την ηλικία και την κατανόηση του παιδιού.

Η άρνηση συγκατάθεσης για φωτογράφιση ή δημοσίευση εικόνων δεν επηρεάζει τη δυνατότητα συμμετοχής στις αθλητικές δράσεις.

7. Φωτογράφιση, Βιντεοσκόπηση και Δημοσιότητα

Στο πλαίσιο των δραστηριοτήτων ενδέχεται να πραγματοποιούνται φωτογραφίσεις και βιντεοσκοπήσεις.

Το υλικό μπορεί να χρησιμοποιείται, με την κατάλληλη νόμιμη βάση, σε:

Ιστοσελίδες του Συλλόγου και των ευρωπαϊκών έργων.
Επίσημους λογαριασμούς κοινωνικών δικτύων.
Ενημερωτικά δελτία και παρουσιάσεις.
Έντυπα διάχυσης και αναφορές έργων.
Ενημερωτικά μέσα, όταν προβλέπεται και καλύπτεται από την αντίστοιχη ενημέρωση και συγκατάθεση.

Για την προαιρετική δημοσίευση αναγνωρίσιμου υλικού ανηλίκων ζητείται ξεχωριστή συγκατάθεση του γονέα ή νόμιμου κηδεμόνα.

Η συγκατάθεση μπορεί να ανακληθεί οποτεδήποτε, χωρίς να επηρεάζεται η νομιμότητα της προηγούμενης επεξεργασίας.

Σε περίπτωση ανάκλησης, ο Σύλλογος παύει τη χρήση που βασίζεται στη συγκατάθεση και προβαίνει στις ενδεδειγμένες ενέργειες αφαίρεσης από τα μέσα που ελέγχει. Δεν μπορεί να εγγυηθεί την πλήρη αφαίρεση υλικού που έχει ήδη αναδημοσιευθεί ανεξάρτητα από τρίτους.

8. Ευρωπαϊκά Προγράμματα και Συνεργαζόμενοι Φορείς

Ο Σύλλογος συμμετέχει σε ευρωπαϊκά προγράμματα, όπως:

WASAS – We Are Sand And Sea
Deep Blue Green
All Crete Blue-Green
Άλλα ευρωπαϊκά έργα στα οποία συμμετέχει.

Στο πλαίσιο αυτών ενδέχεται να απαιτείται τεκμηρίωση της συμμετοχής, αξιολόγηση δράσεων και υποβολή αναφορών.

Ο Σύλλογος επιδιώκει να χρησιμοποιεί ανώνυμα ή συγκεντρωτικά δεδομένα όπου είναι εφικτό.

Όταν απαιτείται διαβίβαση προσωπικών δεδομένων σε εταίρους, φορείς χρηματοδότησης ή αρμόδιους ελεγκτικούς οργανισμούς, αυτή περιορίζεται στα αναγκαία δεδομένα και πραγματοποιείται με κατάλληλη νόμιμη βάση.

Η συμμετοχή σε ευρωπαϊκό έργο δεν συνεπάγεται αυτομάτως άδεια δημοσιοποίησης φωτογραφιών παιδιών.

9. Αποδέκτες Προσωπικών Δεδομένων

Πρόσβαση στα προσωπικά δεδομένα μπορούν να έχουν, ανάλογα με τις ανάγκες:

Εξουσιοδοτημένα στελέχη και διοικητικοί υπεύθυνοι του Συλλόγου.
Προπονητές και υπεύθυνοι δραστηριοτήτων, μόνο για τα αναγκαία στοιχεία.
Πάροχοι τεχνικής υποστήριξης και ψηφιακών υπηρεσιών.
Συνεργαζόμενοι οργανισμοί ευρωπαϊκών έργων, εφόσον είναι απαραίτητο.
Αρμόδιες δημόσιες αρχές, όπου προβλέπεται από τον νόμο.

Οι αποδέκτες ενεργούν σύμφωνα με τον αντίστοιχο ρόλο τους ως εκτελούντες, ανεξάρτητοι ή κοινοί υπεύθυνοι επεξεργασίας.

Δεν πραγματοποιείται πώληση προσωπικών δεδομένων σε τρίτους.

10. Ηλεκτρονικές Φόρμες και Ψηφιακές Υπηρεσίες

Για τη διαχείριση εγγραφών και συμμετοχών ο Σύλλογος μπορεί να χρησιμοποιεί ηλεκτρονικές φόρμες, όπως Google Forms, και άλλες ψηφιακές υπηρεσίες.

Η χρήση αυτών των υπηρεσιών προϋποθέτει κατάλληλες ρυθμίσεις προστασίας, έλεγχο πρόσβασης και εξέταση των όρων επεξεργασίας του παρόχου.

Ο Σύλλογος οφείλει να ελέγχει αν και υπό ποιες προϋποθέσεις πραγματοποιούνται διαβιβάσεις προσωπικών δεδομένων εκτός Ευρωπαϊκού Οικονομικού Χώρου.

Όπου πραγματοποιούνται τέτοιες διαβιβάσεις, εφαρμόζεται ο κατάλληλος μηχανισμός του Κεφαλαίου V του GDPR και παρέχεται ενημέρωση για τις σχετικές εγγυήσεις.

Υπηρεσίες που χρησιμοποιούνται και πληροφορίες για τυχόν διεθνείς διαβιβάσεις: [Να συμπληρωθούν μετά από έλεγχο]

11. Χρόνος Διατήρησης Δεδομένων

Τα προσωπικά δεδομένα διατηρούνται μόνο για όσο είναι απαραίτητο για τον σκοπό συλλογής τους ή για όσο απαιτείται από νόμιμες υποχρεώσεις.

Οι περίοδοι διατήρησης καθορίζονται ανά κατηγορία:

Στοιχεία εγγραφής και συμμετοχής: [Να οριστεί συγκεκριμένη περίοδος ή αντικειμενικό κριτήριο].
Δεδομένα υγείας και ασφάλειας: [Να οριστεί περιορισμένη περίοδος, με πρόβλεψη για τυχόν συμβάντα].
Παραστατικά και νόμιμα υποχρεωτικά αρχεία: Σύμφωνα με τις αντίστοιχες νομικές υποχρεώσεις.
Αρχεία τεκμηρίωσης ευρωπαϊκών έργων: Για όσο απαιτούν οι σχετικές συμβάσεις χρηματοδότησης και οι εφαρμοστέοι κανόνες ελέγχου.
Φωτογραφίες και βίντεο δημοσιότητας: [Να οριστεί διάρκεια ή κριτήριο διατήρησης και διαδικασία επανεξέτασης].
Αρχεία συγκατάθεσης: Για όσο απαιτείται η τεκμηρίωση της νόμιμης επεξεργασίας ή η προστασία νόμιμων αξιώσεων.

Μετά τη λήξη της αναγκαίας περιόδου, τα δεδομένα διαγράφονται ή ανωνυμοποιούνται με ασφαλή τρόπο, εκτός εάν συντρέχει νόμιμος λόγος περαιτέρω διατήρησης.

12. Μέτρα Ασφάλειας

Ο Σύλλογος εφαρμόζει ή οφείλει να εφαρμόζει κατάλληλα τεχνικά και οργανωτικά μέτρα, ανάλογα με τον κίνδυνο, όπως:

Περιορισμένη πρόσβαση στα αρχεία συμμετεχόντων.
Ισχυρούς κωδικούς και έλεγχο ταυτότητας.
Ασφαλή αποθήκευση ηλεκτρονικών και έντυπων εγγράφων.
Περιορισμό κοινοποίησης δεδομένων υγείας.
Ενημέρωση προπονητών, εθελοντών και συνεργατών.
Διαδικασίες διαγραφής και διαχείρισης περιστατικών παραβίασης.

13. Δικαιώματα Υποκειμένων Δεδομένων

Οι συμμετέχοντες και οι γονείς ή νόμιμοι κηδεμόνες που ασκούν νόμιμα δικαιώματα για λογαριασμό ανηλίκων μπορούν, υπό τις προϋποθέσεις του GDPR, να ζητήσουν:

Πρόσβαση στα προσωπικά δεδομένα.
Διόρθωση ανακριβών ή ελλιπών δεδομένων.
Διαγραφή δεδομένων, όπου προβλέπεται.
Περιορισμό επεξεργασίας σε συγκεκριμένες περιπτώσεις.
Εναντίωση στην επεξεργασία όταν εφαρμόζεται το σχετικό δικαίωμα.
Φορητότητα δεδομένων, όπου πληρούνται οι νόμιμες προϋποθέσεις.
Ανάκληση συγκατάθεσης οποτεδήποτε, όταν η επεξεργασία βασίζεται σε συγκατάθεση.

Τα αιτήματα αποστέλλονται στο:

anemoshania@gmail.com

Ο Σύλλογος απαντά κατά κανόνα εντός ενός μήνα από την παραλαβή του αιτήματος, σύμφωνα με τον GDPR.

14. Υποβολή Καταγγελίας

Εάν κάποιος θεωρεί ότι τα προσωπικά του δεδομένα δεν προστατεύονται σύμφωνα με τον νόμο, έχει δικαίωμα υποβολής καταγγελίας στην:

Αρχή Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα (ΑΠΔΠΧ)

Ιστοσελίδα: https://www.dpa.gr

Η άσκηση του δικαιώματος καταγγελίας δεν εξαρτάται από προηγούμενη επικοινωνία με τον Σύλλογο.

15. Υποχρεωτική και Προαιρετική Παροχή Στοιχείων

Η παροχή ορισμένων στοιχείων, όπως ονοματεπώνυμο παιδιού, ηλικία, στοιχεία γονέα και τηλέφωνο επικοινωνίας, είναι απαραίτητη για την εγγραφή και την ασφαλή οργάνωση των δραστηριοτήτων.

Χωρίς αυτά ενδέχεται να μην είναι δυνατή η ολοκλήρωση της εγγραφής.

Η συγκατάθεση για προαιρετική φωτογράφιση, δημοσίευση εικόνων ή ενημερωτικές προωθητικές επικοινωνίες δεν αποτελεί προϋπόθεση συμμετοχής.

16. Αυτοματοποιημένη Λήψη Αποφάσεων

Ο Σύλλογος δεν χρησιμοποιεί, για τις δραστηριότητες που καλύπτονται από την παρούσα ενημέρωση, αυτοματοποιημένη λήψη αποφάσεων ή κατάρτιση προφίλ που παράγει έννομα ή αντίστοιχα σημαντικά αποτελέσματα για τους συμμετέχοντες.

17. Τροποποιήσεις της Πολιτικής

Ο Σύλλογος μπορεί να επικαιροποιεί την παρούσα ενημέρωση όταν αλλάζουν οι δραστηριότητες, οι υπηρεσίες, οι διαδικασίες ή οι νομικές απαιτήσεις.

Η εκάστοτε ισχύουσα έκδοση θα είναι διαθέσιμη μέσω των επίσημων καναλιών ενημέρωσης του Συλλόγου.

Τελευταία επικαιροποίηση: [Ημερομηνία οριστικής έγκρισης]

Αθλητικός & Πολιτιστικός Σύλλογος Άνεμος Χανίων

Email: anemoshania@gmail.com

Τηλέφωνο: 2821031963

Ιστοσελίδα: https://anemoshania.gr

PERSONAL DATA PROTECTION POLICY (GDPR)

Anemos Sports & Cultural Club of Chania

Privacy Notice for Participants, Parents, Legal Guardians, and Minors Participating in Sports, Educational, Cultural, and European Project Activities

Version: 1.0 – October 2026

1. Introduction

Anemos Sports & Cultural Club of Chania (hereinafter referred to as the «Club») respects and protects the privacy and personal data of its members, athletes, participants, parents, legal guardians, volunteers, and partners.

This Privacy Notice explains how personal data is collected, used, stored, shared, and protected in connection with the Club’s activities, in accordance with the General Data Protection Regulation (EU) 2016/679 (GDPR) and applicable Greek legislation.

Particular attention is given to protecting the personal data of children and minors.

2. Data Controller

The Data Controller is:

Anemos Sports & Cultural Club of Chania

Registered Office: Chania, Crete, Greece

Full Postal Address: [To be completed]

Email: anemoshania@gmail.com

Telephone: +30 2821031963

Website: https://anemoshania.gr

Data Protection Officer (DPO), if appointed: [To be completed]

For any questions concerning the processing of personal data, individuals may contact the Club using the email address provided above.

3. Categories of Personal Data Collected

Depending on the activity, and only to the extent necessary, the Club may process the following categories of personal data:

A. Identification and Contact Information

Participant’s full name
Age or date of birth, where necessary
Parent’s or legal guardian’s full name
Contact telephone number and email address
Activity registration and participation details

B. Sports Participation Information

Selected activities
Attendance and participation records
Sports experience or skill level, where necessary
Evaluations and questionnaire responses, where applicable

C. Health and Safety Information

Only when necessary to ensure safe participation, the Club may collect limited information concerning:

Allergies or other needs affecting safe participation
Medical restrictions relevant to the activity
Individual support or accessibility requirements

Detailed medical histories will not be requested unless strictly necessary.

D. Photographic and Audiovisual Material

Photographs and videos recorded during events and activities, provided that an appropriate legal basis exists for the intended processing.

4. Purposes of Data Processing

Personal data is processed for the following purposes:

Registering and managing participation in sports, cultural, and educational activities.
Communicating with participants, parents, and legal guardians.
Organising, implementing, and evaluating activities.
Protecting the health and safety of participants.
Complying with applicable legal obligations.
Documenting the implementation of European-funded projects.
Producing aggregated and, wherever possible, anonymous statistical information.
Publishing photographs or audiovisual material for communication and promotional purposes where the required consent has been obtained.

Personal data will not be used for unrelated purposes without prior notification and an appropriate legal basis.

5. Legal Basis for Processing

Depending on the circumstances, personal data may be processed under the following legal bases:

Article 6(1)(b) GDPR: Performance of a contract or steps taken before entering into a contract, where applicable to the participation relationship.
Article 6(1)(c) GDPR: Compliance with the Club’s legal obligations.
Article 6(1)(f) GDPR: Legitimate interests relating to the necessary organisation and safety of activities, provided that these interests are not overridden by the rights and interests of participants, particularly children.
Article 6(1)(a) GDPR: Consent for specific optional purposes, such as publishing identifiable photographs and videos.

The processing of health-related data additionally requires an appropriate condition under Article 9(2) GDPR. Where explicit consent is relied upon, it will be requested separately for a clearly defined purpose.

Simply acknowledging this Privacy Notice does not replace consent where consent is legally required.

6. Protection of Minors’ Personal Data

The Club applies additional safeguards when organising activities involving children and teenagers.

Registration of minors must be completed by a parent or legal guardian, who provides the required permission for participation.

The Club:

Collects only personal data that is necessary.
Restricts access to authorised individuals.
Does not publicly disclose children’s contact information.
Does not publish health-related information.
Does not publicly associate identifiable images of children with sensitive personal information.
Takes into account the child’s age, understanding, and best interests.

Refusal to consent to photography or publication of images will not affect a child’s ability to participate in sports activities.

7. Photography, Video Recording, and Publicity

Photographs and video recordings may be taken during the Club’s activities.

Where an appropriate legal basis exists, such material may be used in:

The Club’s and European projects’ official websites.
Official social media accounts.
Newsletters and presentations.
Project dissemination materials and reports.
Media communications, where covered by the relevant information and consent.

For optional publication of identifiable images or videos of minors, separate consent will be requested from a parent or legal guardian.

Consent may be withdrawn at any time without affecting the lawfulness of processing carried out before withdrawal.

Following withdrawal, the Club will discontinue processing based on that consent and take appropriate steps to remove the relevant material from channels under its control.

However, the Club cannot guarantee the complete removal of material independently copied or republished by third parties.

8. European Projects and Partner Organisations

The Club participates in European projects, including:

WASAS – We Are Sand And Sea
Deep Blue Green
All Crete Blue-Green
Other European-funded projects in which the Club participates.

Within these projects, documentation of participation, activity evaluation, and reporting may be required.

Wherever possible, the Club uses anonymous or aggregated data.

Where sharing personal data with project partners, funding bodies, or competent auditing authorities is necessary, such sharing will be limited to the data required and carried out on an appropriate legal basis.

Participation in a European project does not automatically constitute permission to publish photographs of children.

9. Recipients of Personal Data

Depending on the purpose and necessity, personal data may be accessible to:

Authorised Club administrators and staff.
Coaches and activity coordinators, only to the extent necessary.
Technical support and digital service providers.
European project partner organisations, where necessary.
Competent public authorities, where required by law.

Recipients may act as data processors, independent controllers, or joint controllers, depending on their actual responsibilities.

The Club does not sell personal data to third parties.

10. Online Registration Forms and Digital Services

The Club may use online registration forms, including Google Forms, and other digital services to manage registrations and participation.

Such services must be configured with appropriate privacy and security settings, access restrictions, and consideration of the provider’s data processing terms.

The Club must assess whether personal data is transferred outside the European Economic Area (EEA) and under what conditions.

Where international transfers occur, an appropriate mechanism under Chapter V of the GDPR must be applied, and information about the relevant safeguards must be provided.

Digital services used and information on international transfers: [To be completed following verification]

11. Data Retention Periods

Personal data will be retained only for as long as necessary for the purposes for which it was collected or as required by applicable legal obligations.

Retention periods will be determined for each category:

Registration and participation records: [Specify retention period or objective criteria].
Health and safety information: [Specify a limited retention period, taking into account any incidents].
Financial records and legally required documentation: In accordance with applicable legal requirements.
European project documentation: For the period required by the relevant grant agreements and applicable audit requirements.
Photographs and promotional videos: [Specify retention period or criteria and review procedure].
Consent records: For as long as necessary to demonstrate lawful processing or protect legal claims.

Once the applicable retention period expires, personal data will be securely deleted or anonymised unless a lawful reason for further retention exists.

12. Data Security Measures

The Club implements, or is required to implement, appropriate technical and organisational security measures proportionate to the risks involved, including:

Restricted access to participant records.
Strong passwords and authentication measures.
Secure storage of electronic and paper records.
Limited disclosure of health-related information.
Privacy awareness among coaches, volunteers, and partners.
Procedures for secure deletion and managing personal data breaches.

13. Rights of Data Subjects

Participants, as well as parents or legal guardians lawfully exercising rights on behalf of minors, may exercise the following rights under the conditions established by the GDPR:

Right of Access: Request access to personal data.
Right to Rectification: Request correction of inaccurate or incomplete information.
Right to Erasure: Request deletion of personal data where legally applicable.
Right to Restriction: Request restriction of processing in certain circumstances.
Right to Object: Object to processing where the relevant right applies.
Right to Data Portability: Request transfer of personal data where the legal conditions are met.
Right to Withdraw Consent: Withdraw consent at any time where processing is based on consent.

Requests may be submitted to:

anemoshania@gmail.com

The Club will normally respond within one month of receiving a request, in accordance with the GDPR.

14. Right to Lodge a Complaint

Individuals who believe that their personal data has not been processed in accordance with applicable legislation have the right to lodge a complaint with the:

Hellenic Data Protection Authority (HDPA)

Website: https://www.dpa.gr

Individuals are not required to contact the Club before submitting a complaint to the supervisory authority.

15. Mandatory and Optional Information

Certain information, including the child’s name, age, parent’s or legal guardian’s details, and contact telephone number, is necessary for registration and the safe organisation of activities.

Failure to provide this information may prevent the completion of registration.

Consent for optional photography, publication of images, or promotional communications is not a condition of participation.

16. Automated Decision-Making

The Club does not use automated decision-making or profiling that produces legal or similarly significant effects on participants in connection with the activities covered by this Privacy Notice.